Produktiver werden – 11 Strategien für mehr Produktivität, damit du deine Ziele erreichst | COACHY

Produktiver werden – 11 Strategien für mehr Produktivität, damit du deine Ziele erreichst

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Es ist 8 Uhr morgens. Du bist voller Elan und Motivation für deinen neuen Arbeitstag. Deine To-Do-Liste ist gemacht, deine Prioritäten sind festgelegt und deine Aufgaben klar definiert. Du weißt genau, was du erledigten möchtest und bis abends geschafft haben willst. Aber dann kommt alles anders …

Als du um 20 Uhr – und damit zwölf Stunden später – auf deine Aufgabenliste schaust, ist die Hälfte davon immer noch nicht erledigt. Du bist frustriert. Das, was in deiner Theorie so gut aussah, sieht in der Praxis dann nicht mehr ganz so gut aus.

Diese oder eine ähnliche Situation kennen wir sicherlich alle. Wir nehmen uns ganz konkrete Dinge und Aufgaben für den Tag vor, weil wir wissen, dass diese wichtig für unsere Pläne und Ziele sind. Aber das Fazit am Ende eines Tages ist dann oft ernüchternd, weil wir nicht so produktiv waren, wie wir das gerne gewesen wären (und auch eigentlich hätten sein sollen).

Aus genau diesem Grund werden wir uns in diesem Artikel intensiver mit dem Thema Produktivität beschäftigen. Wir werden uns anschauen, was Produktivität eigentlich genau ist, welche Ursachen Unproduktivität haben kann, welche Folgen unproduktives Arbeiten hat und wie du mit Hilfe bestimmter Strategien produktiver werden kannst.

Was Produktivität ist und was sie bedeutet

Im betriebs- und volkswirtschaftlichen Sinne meint Produktivität das Verhältnis zwischen Input (z.B. Energie, Arbeit oder Geld) und Output (konkrete Ergebnisse und Resultate), beispielsweise in einem Unternehmen. Eine Steigerung der Produktivität ist nach dieser Definition dann gegeben, wenn der Output bei gleichbleibendem Input steigt oder der Input bei konstantem Output sinkt.

Übertragen auf dich und uns könnte das also bedeuten: Du kannst dann produktiver werden, wenn du beispielsweise deinen Mitgliederbereich bei gleichbleibendem Aufwand in nur zwei Wochen erstellst anstatt in vier Wochen.

Um Strategien abzuleiten, mit denen du produktiver werden kannst, ist es zunächst einmal wichtig zu verstehen, wie Unproduktivität überhaupt entsteht und durch was sie verursacht wird. Denn nur dann kannst du an diesen Ursachen ansetzen und deine Produktivität steigern.

Lasse uns daher zunächst einmal gemeinsam anschauen, welche Faktoren und Fehler Unproduktivität begünstigen können …

7 häufige Ursachen von Unproduktivität

Theoretisch (und praktisch) kann es natürlich zahlreiche Dinge geben, die die „Unproduktivitätsfalle” zuschnappen lassen und sich von Person zu Person unterscheiden können.

Wenn man Menschen aber fragt, was sie von produktivem Arbeiten abhält, werden meistens die folgenden sieben häufigen Fehler genannt (und vielleicht kennst du den einen oder anderen ja auch von dir selbst):

Fehler #1: Du verschiebst die wichtigste Aufgabe auf später.

Es ist menschlich natürlich verständlich, wenn man komplexe oder aufwendige Aufgaben hinauszögert. Meistens sind aber genau das die wichtigsten Aufgaben, die für das eigentliche Ziel entscheidend sind. Zudem fällt es deinem Gehirn schwerer, von einer leichten auf eine schwierige Aufgabe umzuschalten – umgekehrt ist das wesentlich einfacher.

Fehler #2: Du surfst im Internet.

Gerade in unserer heutigen Zeit sind die Ablenkungen vielfältig. Wir checken unsere Mails, wir schauen uns Fotos auf Instagram an oder wir lesen die aktuellsten Beiträge auf Facebook. Dadurch verliert man aber mehr wertvolle Zeit, als man vielleicht zunächst glaubt. Plötzlich hat man (auch wenn es ja „nur” zwischendurch war) zwei Stunden damit zugebracht, die in andere Aufgaben wahrscheinlich besser investiert gewesen wären. Produktiver werden rückt damit in weite Ferne.

Fehler #3: Du machst mehrere Dinge auf einmal.

Dein Telefon klingelt, im Postfach liegen 20 unbeantwortete Mails, ein Teammitglied hat eine Frage, der Kunde braucht noch ein Angebot. Wir Menschen sind (entgegen weit verbreiteter Überzeugungen) nicht multitasking-fähig. Daher ist es auch nicht möglich, produktiv zu sein, wenn man zig Dinge gleichzeitig erledigt. Das liegt hauptsächlich daran, dass das permanente Umstellen auf verschiedene Aufgaben dein Gehirn sehr viel Energie kostet – und dich somit Aufwand und Zeit.

Fehler #4, der verhindert, dass du produktiver werden kannst: Du bist perfektionistisch.

Natürlich ist es überhaupt nicht schlimm, wenn du deine Arbeit gewissenhaft und genau erledigen möchtest. Dies kann allerdings schnell dazu führen, dass man sich um Dinge kümmert, die zur Zielerreichung nur wenig oder auch gar nichts beitragen. Man verliert sich in Details – und das große Ganze aus den Augen. Deswegen solltest du einen Mittelweg finden, der dich sorgfältig, aber nicht perfektionistisch arbeiten lässt.

Fehler #5: Du machst zu wenige Pausen.

Im ersten Moment klingt es widersprüchlich, Pausen zu machen, wenn man produktiver werden will. Aber das ist es nicht. Das menschliche Gehirn hat nur eine gewisse Aufnahmekapazität. Deswegen sind Pausen wichtig, um wieder mentale (und produktive) Kraft zu tanken.

Fehler #6: Du wirst von externen Störquellen abgelenkt.

Drei Meetings über den Tag verteilt, fünf unangekündigte Anrufe, zwei plötzlich ins Büro kommende Kollegen … kommt dir das bekannt vor? Wenn du solche Situationen kennst, ist es nicht verwunderlich, dass du nicht produktiv arbeiten kannst. Jede Störung reißt dich und dein Gehirn aus der jeweiligen Arbeitsphase heraus, sodass es sehr schwer sein kann, nach der Störung wieder emotional und mental in die Aufgabe hineinzufinden.

Fehler #7: Du setzt dir unrealistische Ziele.

Ob man überhaupt produktiv sein und produktiver werden kann, hängt auch von dem Ziel ab, das man damit erreichen möchte. Wenn ein Projekt zeitlich unrealistisch geplant und in der veranschlagten Zeit nicht umsetzbar ist, wird man immer das Gefühl haben, unproduktiv zu sein – auch wenn das wahrscheinlich gar nicht der Fall ist (sondern der unrealistischen Planung geschuldet). Damit du deine Ziele produktiv umsetzen kannst, ist es wichtig, dass du sie vorher produktiv planst.

Jetzt, wo du weißt, was die häufigsten Ursachen für Unproduktivität sind, wollen wir uns noch kurz anschauen, welche Folgen sie haben kann. Denn dann bist du möglicherweise noch etwas motivierter, verschiedene Strategien zur Produktivitätssteigerung (die wir uns gleich noch anschauen werden) anzuwenden.

Welche Folgen Unproduktivität haben kann

Unproduktivität kann sich auf vielen Ebenen äußern. Aus emotionaler Sicht schildern Betroffene, dass sie frustriert sind, sich energielos und wie im Hamsterrad fühlen oder die Sinnhaftigkeit ihres Tuns anzweifeln.

Aber auch praktisch kann Unproduktivität erhebliche Folgen haben: Man schläft schlecht(er), hat zu wenig Zeit für Familie, Freunde und sich selbst, wichtige Projekte werden nicht fertig und im schlimmsten Fall springen Auftraggeber ab oder man verdient weniger Geld.

Deswegen werden wir dir nun elf Strategien vorstellen, mit denen du deine Produktivität erhöhen kannst …

11 Strategien, mit denen du produktiver werden kannst …

Strategie #1: Setze dir SMARTE Ziele.

Eine der häufigsten Ursachen für Unproduktivität besteht darin, dass man sich unrealistische Ziele setzt. Doch was genau macht ein realistisches, klar formuliertes Ziel aus?

Ziele sollten in allererster Linie „smart” sein. Dieser Ansatz bezieht sich auf das „SMART-Goal-System“ von Hersey und Blanchard (1977). Nach diesem sollen Ziele fünf bestimmte Kriterien erfüllen:

S = spezifisch: Ziele sollten eindeutig und präzise formuliert sein
M = messbar: Ziele sollten messbar sein
A = attraktiv: Ziele sollten positive Emotionen erzeugen
R = realistisch: Ziele sollten grundsätzlich erreichbar sein
T = terminierbar: Ziele sollten innerhalb eines bestimmten zeitlichen Rahmen erreicht werden können

Wenn du beispielsweise deinen Mitgliederbereich für deinen Online-Kurs mit COACHY erstellen möchtest, solltest du vorher folgende Punkte klären:

Welchen Kurs möchtest du genau erstellen? (spezifisch)
Wie viele und welche Module und Lektionen möchtest du exakt zu welchem Zeitpunkt erstellt haben? (messbar)
Welche Vorteile hast du, wenn du deinen Mitgliederbereich erstellt hast? (attraktiv)
Welche Zwischenschritte sind und welches Endziel ist für dich wirklich erreichbar? (realistisch)
Bis wann möchtest du deinen kompletten Mitgliederbereich erstellt haben? (terminierbar)

Sobald du dir diese Fragen beantworten kannst, wirst du wahrscheinlich bei den damit verbundenen Aufgaben produktiver werden.

Strategie #2: Nutze das Pomodoro-Modell.

Neben dem richtigen Setzen von Zielen ist auch das richtige Zeitmanagement ein wichtiger Ansatz, um produktiv zu arbeiten und deine zur Verfügung stehende Zeit bestmöglich zu nutzen. Ein bekannter Ansatz ist das Pomodoro-Zeitmanagement.

Dieses besteht aus fünf Schritten:

Formuliere deine Aufgabe kurz schriftlich.
Stelle deinen Wecker oder Timer auf 25 Minuten.
Bearbeite die Aufgabe solange, bis der Wecker klingelt, und markiere die entsprechende Stelle, an der du gerade arbeitest.
Mache eine kurze Pause von fünf Minuten. Danach machst du an deiner Aufgabe weiter.
Nach insgesamt vier ‚Pomodori‘ (das sind die einzelnen Einheiten) legst du eine längere Pause zwischen 15 bis 20 Minuten ein.

Der Vorteil dieser Technik liegt darin, dass du damit Unterbrechungen vermeidest und dich besser fokussierst. Zusätzlich zerlegst du eine größere Aufgabe in kleinere Teilaufgaben, die das Ganze überschaubarer machen, was deine Motivation steigert, daran zu arbeiten.

Allerdings ist diese Technik nicht jedermanns Sache und gerade am Anfang etwas gewöhnungsbedürftig. Deswegen stellen wir dir jetzt noch einen zweiten Zeitmanagement-Ansatz vor, mit dem du produktiver werden kannst …

Produktiver werden – Strategie #3: Nutze das Eisenhower-Prinzip.

Nach diesem Modell teilst du Aufgaben anhand der beiden Parameter Wichtigkeit und Dringlichkeit in vier Kategorien ein. Eine Aufgabe ist wichtig, wenn sie deiner Zielerreichung dient, und dringend, wenn sie zeitnah für dich relevant wird.

Dadurch kannst du Aufgaben in vier Kategorien aufteilen:

wichtig und dringlich
wichtig, aber nicht dringlich
dringlich, aber nicht wichtig
weder wichtig noch dringlich

Aufgaben, die wichtig und dringlich sind, solltest du selbst zeitnah erledigen. Auch wichtige, aber nicht dringliche Aufgaben, solltest du selbst umsetzen, allerdings muss dies nicht zeitnah geschehen.

Dringliche, aber nicht wichtige Aufgaben kannst du delegieren oder aber, wenn das nicht möglich ist, umsetzen, sobald du die beiden erstgenannten Kategorien abgearbeitet hast. Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind, kannst du sogar ignorieren.

Der Vorteil dieser Technik liegt darin, dass das Vorgehen an sich relativ simpel und eingängig ist. Nachteilig kann allerdings sein, dass manche Aufgaben sich nicht eindeutig einer jeweiligen Kategorie zuordnen lassen.

Strategie #4: Visualisiere deine Aufgaben.

Für manche Menschen sind die gerade vorgestellten Zeitmanagement-Strategien nicht wirklich relevant, weil sie bereits für sich funktionierende Techniken zur Priorisierung und Terminierung ihrer Ziele und Aufgaben anwenden. Dazu können zum Beispiel auch Techniken der Visualisierung gehören.

Visualisierung bedeutet in diesem Fall nichts anderes, als dass du deine anfallenden Aufgaben auf eine bestimmte Art und Weise visuell darstellst und somit für dich dokumentierst.

Unabhängig davon, für welche Visualisierungstechnik du dich entscheidest, haben alle Vorgehen gemeinsam, dass sie dir die praktische Umsetzung und das Einhalten deines Zeitplans vereinfachen können – sodass du in der Folge produktiver werden kannst. Du hast folgende Möglichkeiten:

Die einfachste Darstellung ist die uns allen bekannte To-Do-Liste. Darin trägst du alle deine Aufgaben ein, die du zur Erreichung eines bestimmten Ziels benötigst. Der Vorteil von To-Do-Listen liegt darin, dass sie sehr schnell erstellt und einfach zu erweitern sind. Oft bilden sie aber die Komplexität bestimmter Projekte nicht ab.
Bei größeren Projekten, für die viele verschiedene Aufgaben anfallen, kann es daher sinnvoller sein, dir eine Roadmap bzw. einen Zeitstrahl aufzumalen. Besonders dann, wenn du viele Zwischenschritte umsetzen musst, können „Landkarten” für ein Projekt dir den Überblick erleichtern.
Eine Mindmap bietet sich vor allem dann an, wenn du bestimmte Ideen und Impulse erst einmal sammeln möchtest. Dies kann besonders in den Startphasen von Projekten ein guter erster Schritt sein, um den eigenen Gedanken Ausdruck zu verleihen und sie in nachfolgenden Schritten zu strukturieren und zu kategorisieren.
Ebenfalls simpel, aber effektiv ist das Eintragen von Fristen in deinen Kalender. Gerade in der heutigen Zeit, in der du deinen Kalender auf deinem Smartphone grundsätzlich immer griffbereit hast, bietet sich dieses Vorgehen an, um keine wichtige Deadline zu verpassen oder nicht kurz vor der Frist in Stress und Zeitnot zu geraten.

Strategie #5: Erledige deine wichtigste Aufgabe zuerst.

Wir hatten oben bereits angesprochen, dass das Erledigen von kleineren und unwichtigen Aufgaben dich unproduktiv machen kann, wenn du dich damit zu Beginn eines Arbeitstages beschäftigst. Denn deinem Gehirn fällt es wesentlich schwerer, von einfachen auf komplexe Aufgaben umzuschalten, als umgekehrt. Daher solltest du bei Beginn deiner Arbeit immer mit der wichtigsten bzw. schwierigsten oder zeitintensivsten Aufgabe beginnen.

Dieses Vorgehen hat auch noch einen weiteren schönen Nebeneffekt: Während der Bearbeitung der schwierigsten Aufgabe weißt du, dass danach einfachere Aufgaben auf dich warten. Du bist also zusätzlich motiviert durch das Wissen, was danach kommt. Gleichzeitig wirst du die simpleren Aufgaben wahrscheinlich sogar noch schneller erledigen, weil du stolz bist auf das, was du bereits davor geleistet hast.

Strategie #6, damit du produktiver werden kannst: Schalte deine Smartphone ab.

In der heutigen Zeit laufen wir alle Gefahr, ständig und überall erreichbar sein zu wollen und zu müssen. Du wirst aber nicht fokussiert und produktiv arbeiten können, wenn ständig dein Smartphone klingelt, eine Nachricht angezeigt wird oder deine beste Freundin den neuesten Klatsch und Tratsch mit dir austauschen möchte.

Deswegen: Schalte gerade bei komplexen und wichtigen Aufgaben dein Smartphone auf Flugmodus und schalte auch dein E-Mail-Programm am Computer währenddessen aus. Du kannst eingehende Nachrichten und E-Mails beantworten, sobald du deine wichtigste Priorität erledigt hast – und somit produktiver werden und arbeiten.

Strategie #7: Arbeite immer nur an einer Sache gleichzeitig.

Nein, der Mensch ist nicht multitasking-fähig (auch wenn uns das immer wieder suggeriert wird). Denn das menschliche Gehirn ist nicht auf Multitasking ausgelegt. Selbst, wenn du es willst, bist du kognitiv nicht in der Lage, an zig Dingen und Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten.

Deswegen: Mache dir eine Prioritätenliste für den jeweiligen Tag (oder nutze eine oder mehrere der oben vorgestellten Strategien) und arbeite deine anfallenden Aufgaben dann nacheinander ab (und nicht gleichzeitig).

Strategie #8: Mache regelmäßig Pausen.

Wenn du zwischendurch Pausen machst, bedeutet das nicht, dass du unproduktiv bist oder nicht produktiver werden kannst. Es ist sogar das Gegenteil der Fall, nämlich dass Pausen deine Leistung und Produktivität fördern können. Dies liegt daran, dass die menschliche Leistungsfähigkeit in einem etwa anderthalbstündigen Rhythmus schwankt. Wenn wir bis zu 80 Minuten konzentriert gearbeitet haben, braucht unser Körper Erholung.

Es gibt auch viele Studien, die gezeigt haben, dass eine kurze Pause nach etwa einer Stunde Arbeit gut tut und dem Körper und Gehirn Energie liefert. Daher spricht überhaupt nichts dagegen, nach einer Stunde fokussierter Arbeit eine fünf- bis zehnminütige Pause einzulegen.

Strategie #9: Entlaste deine Augen.

Neben der Entlastung deines Körpers und deines Gehirns ist es auch wichtig für produktives Arbeiten, deinen Augen etwas Gutes zu tun (vor allem dann, wenn du größtenteils am Bildschirm arbeitest). Du solltest mindestens 50 bis 70 Zentimeter vom Monitor entfernt sitzen und deine Augen sollten aus einer erhöhten Position schräg von oben auf die Monitor-Oberkante schauen.

Auch das sogenannte „Palmieren“ kann für die Entlastung deiner Augen sorgen. Dies bedeutet, dass du deine Augen einfach für zwei bis drei Minuten schließt, um sie keinerlei optischen Reizen auszusetzen.

Produktiver werden Strategie #10: Sorge für eine angenehme Arbeitsumgebung.

Produktives Arbeiten wird auch durch eine entsprechende Umgebung beeinflusst. Wenn auf deinem Schreibtisch Chaos herrscht, du dich erst einmal durch unzählige Unterlagen wühlen musst oder du Dokumente und Dateien auf deinem PC nicht geordnet abgelegt und gespeichert hast, kann das produktives Arbeiten erschweren. Deswegen solltest du für eine äußere Ordnung deiner Arbeitsumgebung sorgen, weil diese sich in innerer Ordnung, und damit produktivem Arbeiten niederschlagen kann.

Auch optische und auditive Ablenkungen solltest du, wenn möglich, verringern oder ganz ausschalten. Sorge dafür, dass dein Arbeitsraum möglichst ruhig ist, prüfe, welche Lichtverhältnisse dich am besten arbeiten lassen und teste auch, welche Zimmertemperatur für dich am angenehmsten ist. Der Einfluss deiner Arbeitsumgebung auf dein eigentliches Arbeiten ist größer, als man zunächst vielleicht glaubt.

Strategie #11: Entstresse und entspanne dich.

Wir kennen sie alle: Phasen, in denen nichts zu funktionieren scheint und du immer gestresster und aufgeregter wirst. Da hilft dann meistens nur eines … entstressen und entspannen. Am besten setzt du in solchen Situationen bei deiner Atmung an, weil sie einen wesentlichen Einfluss darauf hat, wie schnell du dich wieder beruhigst.

Daher haben wir hier nun abschließend zwei Atemübungen für dich, die einfach und zwischendurch umsetzbar sind und dich produktiver werden lassen:

Übung 1: Atme durch die Nase ein und dann langsam und konzentriert wieder aus, ebenfalls durch die Nase. Beim Ausatmen sprichst du gedanklich langsam ein zweisilbiges Wort, zum Beispiel „Ruhe". Du kannst die Übung so oft wiederholen, wie du magst oder Bedarf hast.
Übung 2: Setze dich mit geradem Rücken hin (alternativ kannst du dich auch hinlegen) und lege deine Hände auf deinen Bauch. Atme dann möglichst gleichmäßig und ganz ohne Anstrengung durch die Nase ruhig ein und aus. Zuerst lässt du bei der Einatmung die Luft in deinen Bauch fließen. Danach lässt du zur Ausatmung deinen Bauch einfach locker fallen. Sobald du vollständig ausgeatmet hast, atmest du wieder in deinem Tempo ein. Auch diese Übung kannst du beliebig oft wiederholen.

Auch moderate Bewegung kann dir dabei helfen, Stress abzubauen.

Zusammenfassung: Wie du produktiver werden kannst

Du hast nun in diesem Artikel unterschiedliche Techniken und Ansätze kennengelernt, mit denen du deine Produktivität steigern kannst. Zur besseren Übersicht haben wir hier alle elf Strategien noch einmal kurz für dich zusammengefasst:

Setze dir SMARTE Ziele.
Nutze das Pomodoro-Modell.
Nutze das Eisenhower-Prinzip.
Visualisiere deine Aufgaben.
Erledige deine wichtigste Aufgabe zuerst.
Schalte deine Smartphone ab.
Arbeite immer nur an einer Sache gleichzeitig.
Mache regelmäßig Pausen.
Entlaste deine Augen.
Sorge für eine angenehme Arbeitsumgebung.
Entstresse und entspanne dich.

Wir hoffen, dass wir dir einige hilfreiche Tipps vorstellen konnten, mit denen du deine Produktivität steigern kannst. Für die Anwendung und Umsetzung wünschen wir dir ganz viel Erfolg und natürlich auch viel Freude! Denn produktiv kann letztlich nur derjenige sein, der Spaß an dem hat, was er tut … :-)